如何写好合同管理系统需求分析

引言

在当今企业数字化转型的浪潮中，合同管理系统作为企业法律合规和商业运营的重要支撑工具，其需求分析的准确性和完整性直接关系到系统建设的成败。本文基于Volere需求过程方法论，结合江铃汽车集团合同管理系统需求规格说明书实践案例，系统性地阐述如何撰写高质量的合同管理系统需求分析文档。通过5000余字的详细解析，将从需求分析的理论框架到具体实践，从功能需求到非功能需求，全面覆盖合同管理系统需求分析的各个关键环节，为需求分析师、产品经理和系统架构师提供一套可操作的需求分析指南。

一、需求分析理论基础与Volere方法概述

1.1 需求分析的重要性

需求分析是软件开发生命周期中最关键的阶段之一，据统计，约56%的软件项目失败直接归因于需求问题。对于合同管理系统这类涉及企业核心业务流程和法律合规性的系统，需求分析的重要性更为突出：

• ​业务复杂性：合同管理涉及法务、财务、采购等多部门协作，业务流程复杂
• ​合规性要求：系统必须符合《合同法》《电子签名法》等法律法规要求
• ​风险控制：合同履行过程中的风险点需要通过系统进行有效管控
• ​数据安全：合同数据通常包含企业核心商业机密，安全性要求高

1.2 Volere需求过程方法论

Atlantic System Guild公司提出的Volere需求过程是现代需求工程的典范方法，其核心是通过结构化的需求捕获和分析技术，确保需求的完整性、一致性和可验证性。Volere方法的主要特点包括：

1. ​需求分类体系：将需求分为功能性需求、非功能性需求、约束条件等类别
2. ​需求记录卡：为每个需求项提供标准化的描述模板
3. ​验收标准：每个需求都必须有明确的验收验证方法
4. ​追踪机制：建立需求与设计、测试之间的可追踪关系

在江铃集团合同管理系统项目中，我们采用了Volere方法的精简版框架，结合企业实际情况进行了适当调整，取得了良好的效果。

二、合同管理系统需求分析框架

2.1 产品目标定义

2.1.1 项目背景与用户问题

根据江铃集团项目文档，合同管理系统建设的背景主要包括：

• ​业务痛点：原有合同管理依赖纸质文档和Excel表格，存在版本混乱、审批效率低、履约跟踪困难等问题
• ​合规要求：集团上市监管要求加强合同全生命周期管理
• ​效率提升：年合同量超过5000份，急需数字化手段提升管理效率

2.1.2 产品目标陈述

采用Volere模板中的"一句话目标"方法，江铃合同管理系统的目标可表述为：

“构建一个覆盖合同起草、审批、签署、履行、变更、归档全生命周期的数字化管理平台，实现合同标准化、流程自动化、风险可控化和分析智能化，提升集团合同管理效率和风险防控能力。”

该目标符合SMART原则：

• ​Specific：明确限定在合同管理领域
• ​Measurable：可通过合同处理时效、异常合同比例等指标衡量
• ​Achievable：基于现有技术可实现
• ​Relevant：与集团数字化战略高度相关
• ​Time-bound：一期项目有明确时间节点

2.2 利益相关者分析

2.2.1 客户与顾客

• ​客户​（付费方）：江铃集团信息部
• ​顾客​（使用者）：集团法务部、财务部、采购部等合同相关业务部门

2.2.2 其他利益相关者

根据Volere分类和江铃项目实际情况，识别出以下关键利益相关者：

角色类型	具体部门/岗位	关注点
业务领域专家	法务部合规岗	合同条款合规性
系统开发者	山西肇新科技有限公司	技术可行性
测试人员	QA团队	需求可验证性
终端用户	合同经办人	操作便捷性
管理层	集团高管	管理决策支持

2.3 用户角色分析

合同管理系统的用户具有角色多样、权限差异大的特点，需进行详细分类：

2.3.1 用户分类与特征

用户分类	工作职责	技术能力	使用频率
合同经办人	起草、发起合同	一般办公软件熟练	高
部门审批人	业务条款审核	中等IT能力	中
法务专员	法律条款审核	法律专业知识	中
财务人员	付款条款审核	财务系统经验	中
系统管理员	系统配置维护	专业技术强	低
高层领导	重大合同审批	基础IT能力	低

2.3.2 用户优先级划分

• ​关键用户：合同经办人、法务专员（直接影响系统使用效果）
• ​次要用户：部门审批人、财务人员（必要但不决定系统成败）
• ​不重要用户：临时查询人员（偶尔使用）

三、需求约束条件分析

4.1 解决方案限制条件

基于江铃项目文档，系统需满足以下强制性约束：

1. ​组织架构同步：需与现有IAM系统集成，组织人员信息以IAM为准
2. ​权限模型：必须采用RBAC（基于角色的访问控制）模型
3. ​安全标准：符合集团信息安全三级等保要求
4. ​移动办公：支持企业微信集成，实现移动审批

4.2 实现环境约束

环境类型	具体约束
硬件环境	部署于集团私有云VMware集群
软件环境	Oracle 12c数据库，JDK1.8
网络环境	集团内网专线，与互联网物理隔离
物理环境	集团数据中心托管

4.3 伙伴应用集成

系统名称	集成方式	数据流向
IAM系统	WebService	组织人员数据同步
ERP系统	数据库视图	供应商/客户数据
财务系统	标准接口	付款状态更新
企业微信	API	待办消息推送

4.4 商业组件(COTS)要求

1. ​电子签章：必须支持法大大或e签宝
2. ​OCR识别：集成文通或ABBYY引擎
3. ​全文检索：基于Elasticsearch实现

4.5 项目限制条件

• ​时间约束：一期项目周期6个月
• ​预算约束：总投入不超过150万元
• ​资源约束：需复用现有硬件资源

四、核心功能需求分析

4.1 功能性需求建模

采用"用户故事+验收标准"的方式描述核心功能需求：

人员组织管理模块

需求4.1.1：部门信息管理

• ​用户故事：作为系统管理员，我需要维护组织架构信息，以便合同审批流能按正确组织层级流转
• ​验收标准：
  1. 可展示树形组织架构
  2. 支持部门增删改查操作
  3. 与IAM系统实时同步
  4. 部门删除前校验无关联合同

需求4.1.2：角色权限管理

• ​用户故事：作为法务主管，我需要配置不同角色的合同访问权限，确保敏感合同只能被授权人员查看
• ​验收标准：
  1. 支持角色创建并关联菜单/按钮权限
  2. 可设置数据权限（如仅查看本部门合同）
  3. 权限变更实时生效
  4. 提供权限测试工具

合同全生命周期管理

需求4.1.3：合同起草

• ​用户故事：作为采购专员，我需要通过模板快速起草采购合同，减少重复工作
• ​验收标准：
  1. 提供标准合同模板库
  2. 支持条款智能推荐
  3. 自动生成合同编号
  4. 保存草稿功能

需求4.1.4：合同审批

• ​用户故事：作为部门经理，我需要审批本部门发起的合同，确保业务条款合规
• ​验收标准：
  1. 支持多级审批流配置
  2. 可添加审批意见
  3. 支持审批委托
  4. 审批超时自动提醒

4.2 数据需求分析

核心业务实体

1. ​合同实体：
   • 属性：合同编号、名称、类型、金额、签约方、生效日期、状态等
   • 关系：与审批流程、履行计划、附件关联
2. ​履行节点：
   • 属性：节点名称、计划日期、实际日期、责任人、状态
   • 规则：逾期自动触发提醒

数据字典

建立统一数据字典确保术语一致性：

术语	定义	同义词
相对方	合同签约对方	签约方、客户
履约节点	合同约定的关键履行时点	里程碑
合同变更	对已签署合同的修改	补充协议

五、非功能性需求分析

5.1 性能需求

指标	要求	测试方法
响应时间	常规操作<2s	JMeter压测
并发用户	支持500并发	负载测试
数据容量	存储5年合同数据	容量规划

5.2 安全需求

1. ​认证安全：
   • 支持AD域集成认证
   • 密码复杂度策略
   • 登录失败锁定
2. ​数据安全：
   • 合同文档加密存储
   • 敏感字段脱敏显示
   • 完整操作审计日志

5.3 可靠性需求

• 可用性：99.9%（年度宕机<8.7小时）
• 数据完整性：事务回滚机制
• 灾备恢复：RTO<4小时，RPO<15分钟

5.4 合规性需求

1. ​法律合规：
   • 符合《电子签名法》要求
   • 满足上市公司内控指引
2. ​标准符合：
   • 遵循GB/T 22239-2019等保要求
   • 符合集团IT架构标准

六、需求验证与管理

6.1 需求验证方法

1. ​原型验证：通过Axure制作交互原型，早期确认需求理解
2. ​用例评审：组织跨部门用例走查会议
3. ​测试用例：需求阶段即编写验收测试用例

6.2 需求变更管理

1. ​变更流程：
   • 变更申请→影响分析→CCB评审→实施跟踪
2. ​变更影响矩阵：
   • 评估对范围、进度、成本的影响
3. ​版本控制：
   • 采用Git管理需求文档版本

七、合同管理系统需求分析常见问题

7.1 典型问题分析

1. ​业务流程割裂：
   • 问题：仅关注合同签署环节，忽视履行跟踪
   • 解决：端到端分析全生命周期
2. ​权限设计不足：
   • 问题：简单权限模型无法满足复杂场景
   • 解决：采用RBAC+ABAC混合模型
3. ​集成考虑不周：
   • 问题：忽视与财务、ERP系统的集成
   • 解决：早期识别集成接口需求

7.2 需求分析最佳实践

1. ​用户访谈技巧：
   • 准备问题清单但保持开放
   • 关注"为什么"而非"怎么做"
   • 记录典型用户原话
2. ​需求优先级排序：
   • 采用MoSCoW法（Must have, Should have, Could have, Won’t have）
   • 结合Kano模型分析用户满意度
3. ​需求文档编写：
   • 使用统一模板确保完整性
   • 需求编号可追踪
   • 每个需求独立可测试

八、案例解析：江铃项目需求亮点

8.1 工作交接机制

江铃需求文档中"工作交接"功能设计体现了对用户实际工作场景的深入理解：

1. ​场景覆盖全面：
   • 人员离职
   • 岗位调整
   • 临时授权
2. ​数据完整性保障：
   • 合同历史可追溯
   • 任务不丢失
3. ​操作便捷性：
   • 批量交接
   • 交接记录可查

8.2 合同字段动态配置

通过"合同字段管理"功能实现灵活扩展：

1. ​字段类型丰富：
   • 文本、数字、日期
   • 下拉列表、附件
2. ​校验规则可配：
   • 必填校验
   • 格式校验
   • 逻辑校验
3. ​界面表现控制：
   • 显示/隐藏
   • 只读控制
   • 标签自定义

结论

高质量的合同管理系统需求分析需要方法论指导与实践经验相结合。通过应用Volere需求过程，结合江铃集团等实际项目经验，我们可以总结出以下关键成功要素：

1. ​结构化分析：采用标准模板确保需求完整性
2. ​用户为中心：深入理解各类用户实际工作场景
3. ​全生命周期视角：覆盖合同从生到死的各个环节
4. ​平衡兼顾：功能需求与非功能需求并重
5. ​可验证性：每个需求都有明确的验收标准
6. ​可追溯性：建立需求与设计、测试的追踪关系

随着合同管理数字化程度不断提高，AI、区块链等新技术将为合同管理系统带来更多创新可能。需求分析师需要持续关注技术发展和业务变革，不断优化需求分析方法，为企业构建更智能、更高效的合同管理解决方案。
本文参考山西肇新科技有限公司的文档江铃汽车集团合同管理系统需求规格说明书。
PS：江铃集团的项目是我到公司干的第一个活，也是我印象最深的一个项目。后续我会陆续写一些关于江铃集团合同管理项目的经历。也会陆续放出一些东西让大家参考。虽然过时，但还是有借鉴意义的。也欢迎大家来和我探讨。