信息系统项目管理师_第十一章 项目采购管理

一、采购管理的概念

1.采购管理是项目组从项目外部获取产品、服务或者成果来满足项目的需求，

2.采购管理中项目团队为甲方的角色。

二、战略管理

1.战略合作管理模式必须摒弃“以企业为中心”的传统管理模式，代之的是战略合作管理模式，本质是供应链管理。共享资源、共担风险、共同获利的非正式长期协议关系。

2.战略合作意义：缩短供应商周期，提高灵活度，降低管理费用，加快资金周转，提高采购设备质量，共享供应商技术和革新成果。

3.构建流程：分析市场竞争环境、合作伙伴的主因素分析、建立合作伙伴的关系标准、评价和选择合作伙伴及建立关系。

4.供应链合作伙伴关系管理：建立信任监督机制（考察供应商过去的业绩和商誉；供应商通过第三方认证；建立长期战略合作关系；企业经营管理理念的转变；政府积极参与并创造良好的经济环境）；合作伙伴的激励机制。合作关系的评价。

三、项目采购管理过程

1.采购管理过程：规划采购、实施采购、控制采购、 结束采购。

规划采购管理（含义写一个文章，叫做采购管理计划，里面规定了，决定采购什么，何时采购，如何采购，还有记录对于产品、服务或成果的需求，并且寻找潜在的供应商。）

实施采购（向外部发布采购文件，从潜在的供应商处获取适当的信息、报价、投标书或建议书，审核所有建议书或报价，在潜在的供应商中选择，并与选中者谈判并签订最终合同）

控制采购（管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程）

结束采购（完成单次项目采购过程）

8个步骤：需求确定与采购计划制定；供应商的搜寻与分析；定价竞价性报价和谈判；拟定并发出订单；订单跟踪和跟催；验货和收货；开票和支付货款；记录管理。

2.规划采购管理

1）供应商管理（供应商调查；供应商指标，主要因素价格、质量、服务、位置、供应商的存货政策或和柔性；供应商评估方法：供应商走访、招标法、协商法；采购供方的合格评价：资质、质量保证、售后服务能力）、产品采购目录管理、采购需求管理、采购计划管理。

2）写一个文档，叫做规划采购管理计划，明确了采购什么、何时采购、如何采购，还要记录项目对于产品、服务或成果的需求，并且寻找潜在的供应商。

输入：项目管理计划、需求文档、风险登记册、活动资源需求、项目进度、活动成本估算、干系人登记册、事业环境因素、组织过程资产（主要指合同类型）。

工具：自制/外购分析；专家判断；市场调研（用各种方法做市场调研）；会议；

输出：采购管理计划、采购工作说明书（外包出去的工作范围进行说明）、采购文件 （招标文件）、供方选择标准、自制/外购决策、变更请求、项目文件更新。

3.实施采购：询价比价管理（入列询价比价条件、不列入询价比价采购、询价比价操作流程）；采购谈判；采购合同签订。

1）定义：向外部发布采购文件，从潜在的供应商处获取适当的信息、报价、投标书或建议书，审核所有的建议书或报价，在潜在的供应商中选择，并与选中者谈判签订合同。

2）输入：采购管理计划、采购文件、卖方建议书、项目文件、采购工作说明书、组织过程资产。

工具：招标人会议（投标前阶段）、建议书评价技术（评标阶段）、独立估算（评标阶段）、专家判断（评标阶段）、广告（招标阶段）、分析技术（评标阶段）、采购谈判（收标阶段）。

输出：选中卖方、合同、资源日历（主要指租赁资源）、变更请求。

4.控制采购：

1）包含管理过程

采购不合格控制：不合格产品，及时处理：退货、调换、降级改做他用（领导批准，备案）

采购文档管理：文档要完整、安全和保密，采购档案永久、长期（30年）、短期（10年）

采购货物管理：物理环境有要求，采购入库的条件：采购产品验证完毕后，检验合格的产品，《进货检验记录单》作为办理入库的条件之一；库房核对采购设备对应项目准确无误，作为办理入库条件之二；供应商提供的运货单或到货证明，作为办理入库条件之三。

2）定义：管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同执行，并根据需要实施变更或采取纠正措施的过程。

输入：项目管理计划、采购文件、合同、批准的变更请求、工作绩效报告、工作绩效数据。

工具：合同变更控制系统、采购绩效评审、检查与审计、报告绩效、支付系统。合同具有法律效力的不能随便修改，经过双方协调一致之后才能修改，修改之后就会变成为批准的变更请求，后续采购合同需要依据修改后的合同进行，因为涉及修改合同，工具与技术有合同变更控制系统，买方需要使用检查与审计工具与技术在卖方的配合下，核实卖方具体的工作成果。

输出：工作绩效信息、变更请求、项目管理计划的评审、 项目文件更新、组织过程资产更新。

5.结束采购

1）完成每一次项目采购，都要结束采购过程。他是项目收尾或者阶段收尾过程的一部分，它把合同和相关文件归档以备将来参考，因为项目收尾或者阶段收尾已核实本阶段或本项目所有工作和项目交付物是否可接受。（合同和文件归档，形成组织过程资产）

2）输入：合同、合同收尾程序、项目管理计划、采购文件

工具：采购审计、采购谈判、记录管理系统

输出：合同收尾（书面形式正式通知）、组织过程资产更新